SYSTEM PLANNING (วางระบบ)



เซ็นเอกสารยังไงให้ปลอดภัย .. ไม่เสี่ยงคุก!!


ผู้ประกอบการหลายคนมักจะสงสัย และ มาปรึกษาเรา หลายๆท่าน ว่าเวลามีการเซ็นเอกสารจะเซ็นยังไงให้ปลอดภัย ถ้าเซ็นไปแล้วมีปัญหาจะทำให้มีโอกาส
ติดคุกไหม??ซึ่งเป็นเรื่องที่น่ากลัวมากนะคะ ดังนั้นเรามีข้อควรระวังในการเซ็นเอกสารให้ปลอดภัยมากฝากค่ะ


1.เช็คก่อนเซ็นเช็คทุกใบ

 เราควรตรวจสอบก่อนว่ามีเงินในบัญชีเพียงพอในการจ่ายหรือไม่  กรณีเซ็นเช็คสั่งจ่ายโดยไม่มีเงินในบัญชี  หรือ จงใจเขียนเช็คด้วยการลงลายมือชื่อ
 ในเช็คไม่เหมือนตัวอย่างที่ให้ไว้แก่ธนาคาร ถือว่ามีเจตนาทุจริตเพื่อให้ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงินหรือ ที่เรียกกันว่า “เช็คเด้ง” นั้น

  “จ่ายเช็คเด้งนอกจากจะต้องรับผิดในทางแพ่งแล้ว ต้องรับผิดทางอาญาและโอกาสติดคุกด้วย

 ซึ่งในกรณีบริษัทเป็นผู้สั่งจ่ายเช็ค คดีอาญาสามารถฟ้องได้ทั้งบริษัทเอง และตัวกรรมการผู้จัดการ ส่วนคดีแพ่งฟ้องได้เฉพาะบริษัท


2.
สัญญาเงินกู้   สัญญาค้ำประกัน รวมถึงสัญญา อื่นๆ ที่มีผลทางกฎหมายควรอ่านสัญญาให้ถี่ถ้วน

  แน่นอนว่าเอกสารทางการเงิน มักจะมีความยาวค่อนข้างมาก จึงทำให้หลายคนมักปล่อยปะละเลยที่จะอ่านให้จบ จนทำให้บ่อยครั้งที่มักจะถูกผู้ให้กู้เอาเปรียบ
  ดังนั้น ควรมีการตรวจสอบสัญญาให้ดีก่อนเซ็นสัญญา โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ไม่ควรเซ็นสัญญาเปล่าโดยไม่ระบุจำนวนเงิน และ ระวังอย่าให้มีช่องว่างในการ
  เติมจำนวนเงินที่กู้ เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงของตัวเลขได้
 


3.เอกสารที่ใช้ดำเนินการกับหน่วยงานราชการ

  ข้อนี้สำคัญ หากคุณเป็นกรรมการและมีอำนาจในการลงนามแทนบริษัท ต้องระมัดระวังเป็นอย่างมากในการเซ็นเอกสาร เนื่องจากกรรมการบริษัทเสมือน
เป็นตัวแทนบริษัท ในการกระทำกิจการต่างๆให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของบริษัท หากเราลงนามในเอกสารที่ยื่นต่อหน่วยงานราชการ ที่มีข้อมูลเป็นเท็จ
อันนี้ก็มีความเสี่ยงเช่นกัน


4.การทำนิติกรรมสัญญาต่างๆกับลูกค้า หรือคู่ค้า 

   หากกระทำการใดๆก่อให้เกิดความเสียหายแก่บริษัทหรือผู้ถือหุ้น อาจจะถูกดำเนินคดีตามกฎหมายให้รับผิดทั้งทางแพ่งหรืออาญาก็ได้ ในส่วนความรับผิด
 ทางอาญาของกรรมการบริษัท หากกรรมการกระทำการใดๆ และมีความผิดทางอาญา กรรมการอาจจะต้องร่วมรับผิดกับบริษัทในฐานะตัวการร่วม  
 กรรมการก็อาจมีโอกาสติดคุกได้

  

 

ดังนั้น ก่อนที่คุณจะเซ็นชื่อในเอกสารใด ๆ สิ่งที่ควรจะต้องทำคือ ต้องอ่านข้อความในเอกสารและทำความเข้าใจอย่างถ่องแท้ให้ละเอียดก่อนเซ็น
อย่าเซ็นเอกสารโดยไม่อ่านข้อความเด็ดขาด รวมทั้งการเซ็นชื่อในแบบฟอร์มสัญญาเปล่า เพราะความไว้ใจก็เห็นเจ็บกันมาเยอะแล้วนะคะ

 

 



5 เรื่องที่ผู้ประกอบการต้องรู้ ถ้าจะมีหุ้นส่วนทางธุรกิจ!!!! 

การเลือกหุ้นส่วนธุรกิจ ก็เหมือนการเลือกหุ้นส่วนชีวิตซึ่งหมายถึงว่าเราจะต้องร่วมทางกับเขาไปอีกนานแสนนาน  ดังนั้นเราจะต้องรู้จักอีกฝ่ายให้ดี
ต้องเรียนรู้นิสัยใจคอ และมีแนวคิดและเป้าหมายเดียวกัน
จึงจะไปต่อด้วยกันได้
   เพราะถ้าเลือกไม่ดีไม่รู้จักกันมากพอ หรือเลือกหุ้นส่วนผิด
จะเกิดปัญหาวุ่นวายตามมาอย่างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องผลประโยชน์ ไม่ลงตัว การทุจริตหักหลังกัน ทะเลาะกันจนเสียเพื่อนไปก็มีให้เห็นกันอยู่เยอะ 


การทำธุรกิจกับเพื่อน  จึงมีเรื่องที่ต้องรู้ก่อนตัดสินใจอะไรบ้าง

 1. มีเป้าหมายเดียวกัน 
   การทำธุรกิจร่วมกันเป็นเรื่องของการร่วมมือกัน จึงสำคัญมากที่คุณจะต้องมีวิสัยทัศน์ ร่วมกันตั้งแต่วันแรก เพื่อให้มุ่งไปสู่เป้าหมายเดียวกัน
   และมีมุมมองเดียวกันว่าจะไปสู่เป้าหมายนั้นได้อย่างไร เมื่อคุณมีเป้าหมายที่ชัดเจนมันก็จะง่ายขึ้นในการทำเป้าหมายนั้นให้เป็นจริงร่วมกัน

 

 2. แบ่งหน้าที่ให้ชัดเจน
   
ต้องแบ่งหน้าที่การทำงานให้ชัดเจนว่า ใครรับผิดชอบเรื่องอะไร  โดยดูจากประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมาของแต่ละคน คุณอาจจะเก่ง
   เรื่องการตลาด เก่งในด้านการขาย เหมาะกับการพบปะลูกค้า ในขณะเดียวกันหุ้นส่วนของคุณ อาจจะมีประสบการณ์ในการทำบัญชีเก่งใน
   เรื่องการเงิน และตัวเลขมากกว่าคุณ การแบ่งหน้าที่การทำงานก็จะง่ายขึ้น เพราะคุณเองก็รู้อยู่แล้วว่าหน้าที่ไหน ที่ใครจะสามารถจัดการ
   ได้ดีกว่าแถมยังเป็นการนำความรู้เฉพาะทาง ของแต่ละคนมาช่วยกันทำธุรกิจด้วย

 

 3. ตัดสินใจร่วมกันและรับฟังความคิดเห็นของคนอื่น

   3.1  หุ้นส่วนควรจะเป็นคนที่ช่วยทำให้การตัดสินใจในเรื่องต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น
   3.2 หุ้นส่วนจะต้องเห็นพ้องต้องกัน เวลาผลลัพธ์ออกมาไม่ดี ก็จะได้ไม่ต้องโทษกันและกัน 
   3.3 เวลามีความคิดเห็นไม่ตรงกัน คุณต้องหาวิธีพูดคุยแบบประนีประนอมเพื่อไม่ให้เกิดความขัดแย้งกัน
   3.4 หากคุณมีหุ้นส่วนมากกว่า 2 คน เวลาตัดสินใจอะไร ก็ให้ใช้วิธีโหวตคะเเนนเสียง

 

 4. มีความไว้วางใจซึ่งกันและกัน  
   ความสัมพันธ์ที่ดีจะขึ้นอยู่บนพื้นฐานของความไว้วางใจ ถ้าคุณไม่ไว้วางใจหรือไม่มั่นใจในตัวของหุ้นส่วน ทางที่ดีก็อย่าร่วมหุ้นกับคนๆ นั้นเลย
   เพราะถ้าร่วมงานกันแล้วมัวแต่ระแวงสงสัยเช็คทุกเรื่อง มันจะทำให้ธุรกิจของคุณเกิดความเสี่ยงขึ้นได้


 5. ทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษร
       สิ่งที่สำคัญมาก คือ ควรมีการทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ให้ชัดเจน ตั้งแต่ต้นด้วย เช่น สัดส่วนการลงทุน จะลงทุนเท่าไร??
แบ่งผลประโยชน์อย่างไร??  ซึ่งในโลกของการทำธุรกิจนั้น “ไม่มีสัญญาใจ” นะคะ   



3 mindset ที่ผู้ประกอบการจะต้องปรับเปลี่ยน!! ถ้าไม่อยาก "เสี่ยงทุจริต" 

จากประสบการณ์การตรวจสอบ และการวางระบบควบคุมภายใน มากว่า 20 ปี เราพบว่า Mindset ที่อันตรายมากๆ ของผู้ประกอบการ ที่จะทำให้กิจการตกอยู่ในภาวะเสี่ยงที่อาจถูกพนักงานทำทุจริต คือ

1. ผู้ประกอบการมักจะคิดว่าพนักงานที่อยู่มานาน ไว้ใจได้ ไม่คิดไม่ดีกับองค์กร  แต่คุณรู้หรือไม่ คุณกำลังตกอยู่ในสภาวะ "เสี่ยงทุจริต"  เรียบร้อยแล้ว
แต่ใช่ว่าพนักงานทุกคนเราจะไว้ใจไม่ได้  ดังนั้นผู้ประกอบการควรจะเปลี่ยนจากระบบความไว้ใจ เป็นมาใช้ระบบควบคุมภายใน เพื่อช่วยให้ผู้ประกอบการ
ตรวจจับความผิดปกติ หรือ พบทุจริตได้เอง

2.
ผู้ประกอบการ มักจะมี “คนโปรด” ซึ่งคนโปรดในที่นี้ ไม่ได้ชี้วัดด้วยอายุงานที่เขาทำกับองค์กร อาจจะยังอยู่ไม่นาน แต่เป็น “คนโปรด” ซึ่งสิ่งนี้ก็จะเป็น
ความ "เสี่ยงทุจริต" เช่นกัน
เพราะจะไม่มีใครกล้าแตะต้อง “คนโปรด” ของเจ้านายเวลาที่ พนักงานคนอื่นเห็นความผิดปกติ ก็ไม่กล้ารายงานเจ้านาย ความเสียหาย
ก็อาจจะเพิ่มขึ้น
ตามระยะเวลาที่สะสมไว้ ดังนั้นผู้ประกอบการ ต้องรับฟังเสียงจากคนรอบข้าง และไม่สร้างวัฒนธรรมขององค์กรให้มี คนโปรด ขึ้น

3.ผู้ประกอบการบางท่าน มักจะยอมให้มี “การข้ามขั้นตอนการทำงาน”เพียงเพราะเป็นเรื่องด่วน จึงเป็นช่องทางที่พนักงานจะทำทุจริตได้ดังนั้นผู้ประกอบการ
จึงต้องมีความชัดเจนในกระบวนการขั้นตอนการทำงานไม่ยอมให้ข้ามขั้นตอนง่ายๆ เพียงเพราะเป็นเรื่องด่วนก็จะทำให้ลดความ "เสี่ยงทุจริต" ได้

 

 

 

 



5พฤติกรรมอันตรายของพนักงานที่ผู้ประกอบการควรระวัง 

สำหรับการดำเนินกิจการในทุกๆวัน ที่ดูเหมือนว่าปกติแต่ใครจะรู้ว่า..อาจจะมีสถานการณ์ที่ไม่ปกติแอบซ่อนอยู่ เพียงแค่ผู้ประกอบการอาจจะยังไม่รู้เหมือนมีโลก 2 ใบทับซ้อนกันอยู่แต่คุณก็สามารถ เอ๊ะ!!...ได้นะคะถ้าคนในองค์กรของคุณมีพฤติกรรมที่น่าสงสัย ก็อาจส่อแววทุจริตได้

แต่...ก็ไม่ใช่ว่า พนักงานที่มีพฤติกรรมที่น่าสงสัยแล้ว จะทุจริตทุกคน วันนี้เราจะคุยกันถึง 5 พฤติกรรมอันตรายที่อาจจะนำพาไปสู่การทำทุจริตของพนักงานได้

1.พนักงานคนนั้นไม่เคยหยุดงานเลย แต่ถ้าหยุดงาน ก็จะไม่ให้คนอื่นมาทำแทน

2.ไม่แบ่งงานของตนเองให้คนอื่นทำ แม้ว่าจะมีงานเยอะแค่ไหนก็ตาม

3.ขอเอกสารแล้ว ต้องใช้เวลาในการจัดเตรียมนานเกินปกติ

4.มีพฤติกรรมใช้เงินเกินตัว เช่น ซื้อกระเป๋า Brand name หรือ ไปเที่ยวต่างประเทศบ่อยๆ

5.มักจะมีเหตุเร่งด่วนเสมอๆ ในการทำจ่ายชำระเงิน

5 สิ่งที่ผู้ประกอบการควรจะต้องทำถ้าไม่อยากถูกยักยอกเงิน

 

1. เอกสารสำคัญควรเก็บในที่ปลอดภัย ไม่ควรจะเก็บไว้ที่พนักงานเช่น เลขา พนักงานบัญชี  พนักงานการเงิน   

เอกสารสำคัญ เช่น สมุดเช็ค สำเนาบัตรประชาชน ตรายาง รหัสธนาคารต่างๆ เป็นต้น

 

2. ไม่เซ็นเอกสารลอยๆ โดยที่ไม่ได้ระบุไว้ว่าเอกสารใช้ทำอะไร  เช่น หนังสือมอบอำนาจ สำเนาบัตรประชาชน 

 

3. ไม่ให้พนักงานเพียงคนเดียวทำ Transaction ตั้งแต่ต้นจนจบ เช่น กระบวนการ การสั่งซื้อสินค้า รับของ รับวางบิล จ่ายชำระเงิน ไม่ควรเป็นพนักงานคนเดียว

เพราะเป็นช่องให้พนักงานทุจริตได้   

*ดังนั้น ควรมีพนักงานอย่างน้อย 2 คน  และจะต้องมีการแบ่งแยกหน้าที่ เพื่อลดความเสี่ยงในการทุจริต

 

4. ทุกครั้งที่มีการเบิกเงิน หรือจ่ายชำระค่าใช้จ่ายใดๆ ก็ตาม ต้องมีเอกสารหลักฐานที่ชัดเจน มาให้คุณอนุมัติ  และไม่ควรถูกแก้ไขข้อมูล

 

5. กิจการจะต้องมีระบบการควบคุมภายในที่ดี โดยเฉพาะระบบที่เกี่ยวข้องกับเงินเป็นระบบที่คุณจะต้องจัดการเป็นอันดับต้นๆ การมีระบบการควบคุมภายในที่ดี

จะสามารถป้องกันไม่ให้คนดีกลายเป็นคนไม่ดีได้ และลดความเสี่ยงในการที่จะถูกยักยอกเงินได้